Зачем и Как Проводить Кадровый Аудит

Кадровый аудит зачем для чего и как

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

Задачи проводимого аудита

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:
▪ эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
▪ правильности применения законодательной базы;
▪ оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
▪ изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
▪ выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Как проводится аудит персонала компании

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:
▪ смена руководства в организации;
▪ передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
▪ освобождение от должности руководителя отдела кадров;
▪ подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
▪ формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
▪ инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
▪ непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т. п.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:
▪ Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
▪ планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
▪ система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
▪ вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
▪ аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
▪ система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
▪ социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
▪ Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
▪ Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:
▪ Частота проведения:
▪ плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
▪ оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
▪ постоянный – устраивается регулярно;
▪ «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
▪ Охват объектов аудита:
▪ полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
▪ локализованный – анализ выбранного объекта.
▪ Способ анализа:
▪ предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
▪ системный – используется весь комплекс доступных методов;
▪ частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
▪ Уровень исследования:
▪ стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
▪ управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
▪ тактический – проводится кадровыми службами.
▪ По отношению к компании:
▪ внутренний – организовывается собственными силами;
▪ внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования:
▪ кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками.

Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т. д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Методы проведения аудита

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:
▪ аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
▪ социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
▪ экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.

Результаты кадрового аудита

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:
▪ кадровой обеспеченности организации;
▪ качества управления персоналом на фирме;
▪ преобладающего руководящего стиля;
▪ внутреннего климата в коллективе;
▪ возможностей внедрения новшеств;
▪ потребности в улучшении квалификации персонала;
▪ потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
▪ причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.